Peran Komunikasi dalam Organisasi

PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ø   PENGERTIAN KOMUNIKASI

1.        Menurut Keith Davis, komunikasi adalah sebagai :

“The process of passing information and understanding from one person to another.” (hlm.344)⁽¹⁾

2.       Menurut Katz dan Khan menegaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungikan setiap Kelompok, organisasi atau masyarakat.(hlm.223)⁽²⁾

3.     Shannon & Weaver, 1949, Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) ⁽⁵⁾

Jadi, pengertian sederhana mengenai komunikasi organisasi adalah suatu penyampaian pesan dari satu orang kepada orang lain mengenai kerja sama dalam suatu lingkup organisasi.

Ø   JENIS DAN PROSES KOMUNIKASI

Jenis Komunikasi :

a.         Komunikasi lisan dan komunikasi tertulis

Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan suara/kata-kata.

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan, baik melalui kertas, atau alat elektronik lainnya.

b.        Komunikasi Formal dan Informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi menurut jalur serta aturan yang sudah ditentukan. Komunikasi ini bertitik tolak mengenai kesediaan untuk bekerjasama dari semua orang yang terlibat dalam organisasi itu. (hlm. 70-71)⁽⁸⁾

Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar jalur serta aturan yang sudah ditetapkan.

c.         Komunikasi vertikal dan Horisontal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang dilakukan baik dari atasan ke bawahan maupun dari bawahan ke atasan.

Komunikasi Horisontal adalah Komunikasi yang dilakukan di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. (hlm. 195)⁽⁷⁾

Proses Komunikasi :

Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui pemahaman unsur-unsur komunikasi yang meliputi pihak yang mengawali komunikasi, pesan yang dikomunikasikan, saluran yang digunakan untuk berkomunikasi dan gangguan saat terjadi komunikasi, situasi ketika komunikasi dilakukan, pihak yang menerima pesan, umpan dan dampak pada pengirim pesan. Pengirim atau sender merupakan pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum pesan dikirimkan, pengirim harus mengemas ide atau pesan tersebut sehingga dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima, Proses pengemasan ide ini disebut dengan encoding⁽¹⁰⁾. Pesan yang disampaikan melalui media, diterima oleh penerima (receiver). Terjadilah proses decoding yaitu penafsiran pesan oleh penerima. Barulah penerima memberikan feedback (respon) ke pengirim.

             

Ø   ARTI PENTING KOMUNIKASI

Komunikasi dalam organisasi memiliki arti penting (hlm.82)⁽³⁾, yaitu :

1.        Penyediaan data, informasi dan faktor-faktor lain yang sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, juga pembinaan kerja sama kelompok dan demi pemanfaatan sumber-sumber yang ada dapat dilakukan dengan setepat-tepatnya.

2.        Penyajian data, analisis dan informasi dalam rangka membina kesatuan gerak dan arah yang setepat-tepatnya sehingga dalam rangka pemanfaatan segala sumber-sumber yang diperlukan dapat diadakan koordinat dengan setepat-tepatnya pula.

3.        Dapat menghindarkan salah pengertian dan salah pelaksanaan dalam usaha pemanfaatan dengan setepat-tepatnya terhadap sumber-sumber dan waktu yang tersedia demi tujuan yang diinginkan

Jadi itu berarti bahawa dalam rangka pengambilan keputusan serta pelaksanaan kegiatan pimpinan, baik berupa perencanaan, pengorganisasian, pendorongan dan pengendalian, maka harus senantiasa dipelihara adanya komunikasi yang setepat-tepatnya.

Ø   KOMUNIKASI EFEKTIF

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. ⁽6⁾

Dalam perkembangan teknologi informasi sekarang ini, dapat membuat transformasi dalam proses komunikasi. Adanya batasan jarak dan waktu membuat hambatan dalam berkomunikasi secara langsung dalam organisasi.

Transformasi dalam proses komunikasi manusia dan komunikasi organisasi adanya kemungkinan suatu organisasi mengalami transformasi. Fulk dan Steinfield (1990) menyatakan, “Kenyataannya, komunikasi efektif adalah komunikasi yang tujuan intinya memacu penerapan teknologi informasi dalam organisasi.” (hlm. 8). ⁽⁷⁾

Disini dapat diartikan komunikasi efektif adalah adanya suatu peran teknologi informasi sebagai media komunikasi dalam organisasi. Tujuan dari komunikasi efektif adalah adanya keseimbangan antara komunikator dengan komunikan, informasi yang diberikan dapat diterima dengan jelas dan dimengerti, kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Ø   IMPLIKASI MANAJERIAL

Dalam komunikasi manajerial ada 5 tipe (hlm.357)⁽⁹⁾, yaitu :

a.     Komunikasi formal (Formal Communication), yang mengikuti rantai perintah organisasi formal.

b.  Komunikasi informal (Informal Communication), yang digunakan menejer untuk melengkapi komunikasi formal. Mereka melakukannya dengan jalan menyelidiki bagaimana kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.

c.   Komunikasi non-formal (Informal Communication), komunikasi ini disebabkan oleh ketidaksengajaan daripada organisasi formal yang menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak sengaja. Komunikasi ini bersifat efektif.

d.     Komunikasi teknis (Technical Communication), digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.

e.         Komunikasi tentang prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan (Procedural and Rules Communication), komunikasi ini biasanya dalam bentuk buku pegangan (manual) tentang organisasi yang bersangkutan.

     Jadi implikasi manajerial merupakan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer dari hasil komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

1.            Keith Davis, Human Relation at Work, McGraw-Hill Book Company, Inc. New York, San Francisco, Toronto, London, 1962.

2.       Daniel Katz dan Robert L. Kahn, The Social Psychology of Organization, New York, Wiley, 1996.

3.      Soejadi, F.X. ,1989, O&M(Organization and methods)penunjang berhasilnya proses manajemen, Jakarta, Haji Masagung.

4.     Thoha, Miftah, 1993, Perilaku organisasi : konsep dasar dan aplikasinya, Jakarta: RajaGrafindo Persada, hlm. 161-162.

5. Chandra Purnama, Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli, http://idechandra.blogspot.com/2013/03/pengertian-komunikasi-menurut-para-ahli.html . Diakses pada Minggu, 16 Maret 2014 Pukul 10:57

6.           Edo Parnando, Komunikasi Efektif http://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/ . Diakses pada Minggu, 16 Maret 2014 Pukul 11:28

7.        R. Wayne Pace dan Don F. Faules, 1993, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, ed: Deddy Mulyana, 2001, Bandung, PT Remaja Rosdakarya.

8.            Prof. Dr. H.J. Van Der Schroeff dan Prof. Dr. Willem  H. Makaliwe, 1406-Oktober 1985, Manajemen dan Organisasi Perusahaan, Jakarta, Ghalia Indonesia.

9.             George R.Terry. Ph.D. , ed: Dr. Winardi. S.E. , Asas-Asas Menejemen.

10.       Hassa Nurrohim dan Lina Anatan, 2009, Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi, Jurnal Manajemen, Vol. 7. Diakses pada tanggal 16 Maret 2014 Pukul 13:41